Тайм–менеджмент: Планирование

Однажды моя подруга сказала мне: “Ты из тех,кто любит,чтобы всё было под прямыми углами”. Не могу не согласиться, это действительно так.

Моим любимым занятием всегда было  планирование, так называемый, личный тайм-менеджмент. Составление всевозможных списков и табличек  – это мой конёк. Как приятно вычеркнуть уже выполненную задачу.

Так-то оно так, но ведь только планировать недостаточно.  

Планирование как таковое,  не приближает нас к выполнению текущих задач, а глобально к достижению целей. Для полноценного процесса необходимо ещё и следовать своему плану. 

Планирование – это отличный инструмент для повышения личной эффективности и возможность гармонично совмещать карьеру и семью.

Сегодня я расскажу, как же составлять планы правильно, так, чтобы они реализовывались, а не оставались на бумаге, в ежедневнике или в компьютерных файлах как немой укор и источник напоминаний о потерянном времени и утраченных возможностях.

Планирование - это пазл, который очень приятно собирать. Вы нанизываете задачи как ягодки на травинку, а потом аккуратненько по  одной съедаете их, получая, ни с чем несравнимое удовольствие. Вы довольны собой, довольны окружающими и мир вокруг Вас, начинает играть совсем другими красками.

Итак, это всё лирика, а пора  к делу приступать.

На самом деле, всё это не так уж и сложно. Достаточно применять несколько нехитрых правил, некоторые из которых мы уже рассматривали в этой статье. 

1.  Планируйте свой день блоками.

Например:

8-9 – Утренние процедуры(стакан воды,спорт,душ,завтрак)

9-10 – Организационные моменты (проверка почты и ответы на важные письма, подтверждение встреч, корректировка плана на день), и.т.д

Для наибольшей эффективности, блоки должны быть спланированы с точностью до часа, т.е. не стоит писать, что с 9.00 до 18. 00 – работа. Будет правильно, если Вы уточните, чем же именно будете заниматься на работе, какие задачи хотите выполнить за сегодняшний день.

Обязательно включайте в свой распорядок спорт(лучше если он будет в утреннем блоке), это поможет зарядиться энергией на весь день.

Кстати, и  само планирование, как задачу не забывайте включать в ежедневный режим, пусть это станет привычкой. Привычка вырабатывается при ежедневном повторении одного и того же действия в течение 21 – 90 дней.

Мы с Вами уже провели хронометраж, а значит представляем сколько времени требуется на ту или иную задачу. Соответственно разделить свой день на временные промежутки труда не составит.

2. Оставляйте резервы.

Не стоит укомплектовывать свой день всеми накопившимися делами сразу и  под завязку. Велика вероятность, что весь план сорвётся и Вы не сможете реализовать его даже на 50%. Останется ощущение разочарования,усталости и отсутствие желания  что-то снова планировать.

Всегда могут случиться форс-мажоры и непредвиденные дела, а Ваши резервные блоки помогут справиться с этим абсолютно безболезненно.

К тому же,  Вы человек из крови и плоти, а значит, обед и отдых Вам тоже просто необходим. Не забывайте включать их в свой распорядок.  Уставший организм вряд ли сможет работать на полную мощь и порадовать качественным выполнением задач. 

3.  Фокусировка.

Чуть ранее мы уже выявили все вредоносные или как минимум, “пользунеприносящие” дела и делишки. Именно они мешают нам сфокусироваться на главном. На той самой “лягушке” или “лягушечке” – важном, срочном, противном или необходимом деле. А ведь так нужно его сделать. Ведь там такие горизонты открываются……

Что ж, надо так надо! Усилием воли и смелым бескомпромиссным движением закрываем все социальные сети, почтовые клиенты, скайп, отключаем мобильный телефон и прочее,прочее,прочее…….

Не пугайтесь, это мера временная. В режиме полного вакуума и погружения в работу проведите 50-60 минут и после этого отдохните так, ка считаете нужным,минут 10-15. Гарантирую, что такой подход к работе повысит Вашу производительность в целом.

Подведём некоторые итоги:

Время нельзя вернуть, а значит тратить его бесполезно – непростительная ошибка.

Проводить время с пользой, это значит, в каждый момент времени выполнять действие, приближающее Вас к какой- то цели, согласно выбранных приоритетов. Например, можно просто стоять в многочасовой пробке и нервничать, а можно расслабиться и включить аудиокнигу или обучающий диск . Благо, современные технологии это позволяют.

Отдых нужно планировать заранее.  Отдых – это способ отдохнуть от проделанной работы и возможность набраться сил для новых свершений. Запланированный отдых оставляет чувство глубокого удовлетворения. 

Нужно заметить, что и предвкушение отдыха повышает настроение, а это в целом влияет очень положительно на динамику процесса( только вот не стоит отвлекаться от работы и погружаться в мечты об отпуске, всему своё время). Отдых, который Вы не планировали – это поглотитель времени.

Следующая статья из цикла “Тайм-менеджмент” согласно нашему плану будет посвящена делегированию.